Блок-схема процесса согласования с нуля

Что получится#

Схема, по которой новичок без вопросов понимает, куда идёт заявка, кто её проверяет и что будет при отказе. Её можно вставить ссылкой в регламент и показывать на созвоне.

Шаги#

1. 1

   Создайте доску из шаблона «Блок-схема процесса»

   В проекте: «Новая доска» → шаблон «Блок-схема процесса» → «Создать доску». На доске уже есть начало, шаги, ромб и возврат. Хотите с нуля — выберите «Пустая доска».

2. 2

   Обозначьте начало и конец капсулами

   Нажмите «Фигура», в панели свойств выберите «Форма» → «Капсула» и зелёный цвет. Подпишите «Заявка подана». Конец процесса — такая же капсула «Готово».

3. 3

   Добавьте шаги клавишей Tab

   Выделите «Заявка подана» и нажмите Tab — справа появится такая же капсула со связью. Поменяйте ей форму на «Прямоугольник» и цвет на серый, подпишите «Проверка руководителем». Следующие Tab уже будут давать прямоугольники.

4. 4

   Поставьте условие ромбом

   После проверки — фигура с формой «Ромб», жёлтая, с вопросом в подписи: «Одобрено?». Вопрос, на который можно ответить «да» или «нет», — признак правильного ромба.

5. 5

   Проведите и подпишите оба выхода

   Потяните связь от правой точки ромба к шагу «Оплата бухгалтерией», от нижней — к «Доработка заявки». Двойной щелчок по связи — подпись: «Да» и «Нет».

6. 6

   Нарисуйте возврат пунктиром

   Соедините «Доработка заявки» с «Проверка руководителем». Выделите связь и в панели свойств выберите «Штрих» → «Штрихи», «Линия» → «Скруглённая», оранжевый цвет. Возврат сразу отличается от основного пути.

7. 7

   Оживите главную цепочку

   Выделяйте по одной связи основного пути и ставьте им «Анимация» → «Поток». «Счастливый путь» заявки будет видно издалека.

8. 8

   Разложите и доведите руками

   Нажмите «Разложить схему автоматически» — блоки выстроятся слева направо. Затем подвиньте «Доработку» под ромб, чтобы возврат не пересекал схему.

Дорожки по ролям#

Когда в процессе несколько участников, удобно разложить шаги по дорожкам. Добавьте три группы — «Сотрудник», «Руководитель», «Бухгалтерия» — вытяните их длинными полосами одна под другой и перетащите каждый шаг в свою. Блок попадает в группу, когда его центр оказывается внутри рамки.

Как показать команде#

• На созвоне включите режим просмотра и «Фокус», щёлкайте по шагам по очереди — подсветятся только сам шаг и его соседи.
• Смежному отделу без аккаунта — публичная ссылка («Доступ» → «Просмотр по ссылке»): только просмотр, изменения видны сразу.
• Спорный шаг — «Обсудить» в панели свойств: вопрос останется у блока, пока его не отметят решённым.

Типичные ошибки#

• У ромба подписан только один выход — второй путь «теряется».
• Шаг описан целым предложением в заголовке. Заголовок — два-три слова, подробности — в описании.
• Возврат нарисован так же, как основной путь, — схема выглядит как петля без начала.
• Связи идут во все стороны. Держите основное направление слева направо.

По этому же шаблону строятся онбординг сотрудника, обработка заказа, возврат товара, найм, закрытие месяца. Больше идей — в разделе «Шаблоны».